職場金頭腦 - 高效率管理 工作流程

2013032814:18
圖/HOM的遊樂園

文/金稜

工作的不二法則無非就是「有效的管理工作流程」,以及「學會調整工作作息」。

如果你只懂盲目的衝,做事卻亂無章法,你的體力很快就會被耗盡,而且努力的你,仍會覺得時間為什麼永遠都不夠用。所以做工作除了用力,還要懂得用腦,主要若是能掌握幾個重點,就算是不強壯的馬兒,也能跑得夠遠。

回答不明確 自我信心不足

你可曾遇過主管問你一件事情:「何時能完成?」你支吾了一下。然後說大概要一個禮拜左右吧?!都已經說出口的答案,語末卻還沒自信的說出模凌兩可的答案,或者給了一個不確定的疑問句。

不能確定一件工作完成的時間,不是工作實在太難掌握,而是你對自己的工作能力不能明確評估。

管理工作 懂得分配運用

想要提升自信,首先,就要學會有效的管理自己責任內的工作。例如,什麼時候安排做什麼事,流程怎麼跑最順,可以使用最少的時間去運作。

假設接到一張工作單,你分別要跑去A、B、C區,如果流程是從A區到B區再到C區比較順,但A區的東西必須先做,爾後做C,才能到B,這時候你會怎麼辦?你有二個選擇,一個是傻傻的做,就是完全照著流程跑,那你會永遠做牛做馬還是爬不高,就算你拼命努力工作,但時間永遠不夠用。

肯定自我 贏得主管信任

第二個就是你用盡方法,提升效率在時間之前完成A,接著打起十二分精神完成B,接著再去C。若時間實在緊迫無法這麼做,你怎麼辦?消極的人會放棄,積極的人會想辦法把在做這些事之前的事情排開,再提前去做A。或者想辦法把C區的事務跟別人換,如此一來,少跑一個地方便多了很多時間可利用。

其實所謂的「工作時間」評估,就是對自己的工作能力評估。做一件事情之前,除了要對那件事情有充滿的了解,才能準確評估時間外,同時也是在對自己的能力的評估,自己是否有自信的回答確定的完成日,這就考驗著你對自己工作能力的自信。這些除了靠經驗外,肯定自己的工作能力也相對的重要,否則你沒自信的態度,又怎麼能贏得主管的信任呢?!

提早完成 有效管理時間

把事情做好的唯一方法,就是改掉拖泥帶水的個性,做每一件事都全力以赴。唯有用心做,以及不斷的練習,才能更有效率的完成工作。然而對於主管交付的事情,預估完成日也勿過分樂觀評估,最好多預留一日的完成時間,而多出來的那一天就當成是備用日。如此一來,若提早完成備用日,還可以拿來修正品質。如果文案已經做得夠好,我想主管永遠不會介意你提早完全工作的。

當老闆問你,一個文案何時才能完成時,你能明確的回答了嗎?用點心做些事,你會發現效率提升了,自己的時間也變得更多了,得到的讚許也增加了,何樂而不為?現在就開始學習如何高效管理自己的工作流程及時間吧!