「瑣碎，是大多數工作的常態，」台北市專業秘書暨行政人員協會理事長蔡錦慧說道，「如何管理與統合各種零碎資訊與事物，做到不漏與不忘，靠的就是記錄與提醒的功夫。」
便利貼拼接組合，重組零碎資訊為完整排程
蔡錦慧表示，想要避免遺忘，第一個方法就是「寫下來」。主管一句話的交辦、客戶臨時的要求，或突然插入的行程。蔡錦慧在工作中，會將所有接收到的相關訊息，用便條紙寫下，每天早上和下班前整理記錄，與自身工作相關的，寫在桌曆上；與別人有關的，記在線上行事曆上；每晚睡前再檢視第二天所有工作，並設定網路簡訊自我提醒。
台北市專業秘書暨行政人員協會總幹事蔡麗瓊則表示，自己是利用便利貼進行零碎資訊的統合。攤開蔡麗瓊的紀錄本，每一頁都工整地貼滿25張的便利貼，她表示，老闆的交代往往零碎又不完整，因此她隨身攜帶3×5公分大小的便利貼做記錄，之後再透過重新排列便利貼順序，便可掌握行事安排上的邏輯與順序。
一旦釐清了各項作業之間關聯，哪項工作必須通知哪些人，也隨之變得一清二楚。最後針對整理完成的結果，建立檢核表，發出行事曆通知給所有相關人士，就能確保工作有效傳達與提醒。
利用5W1H，詳細確認行事計畫完整度
台北市專業秘書暨行政人員協會會員陳佳宜進一步補充，為了避免安排上考慮不夠周延，她在擬定所有行程與工作時，一定會用「5W1H」反覆自問，確認行程與任務的「時間（when）」「地點（where）」「內容（what）」「與會人（who）」「目的（why）」以及「如何完成（how）」，其中若有任何一項資訊不夠清楚，她必定與相關窗口追問清楚。
「任何工作相關資訊，我必定在3小時內完成處理，」陳佳宜強調，事情繁瑣，只要耽擱久了，出錯的機率就大增，因此所有事務她都強制自己在3小時內要整理好做成記錄，杜絕不小心遺忘的可能。
流水編號歸檔，表單管理讓重複性工作不出錯
有許多例行工作會定期重複，若能夠透過檔案管理，為經手工作製作標準作業流程（SOP），就可以大幅減少遺忘和失誤的機會。蔡錦慧表示，自己經手過的所有文件與表單，她都一定會以「流水號+主題」來編號，流水號方便檢索順序，主題則凸顯關鍵字，一眼就知道是什麼活動。例如「2012年1月10日舉辦的台北市秘協月會」，編號可以設為「12001_0110_TPSAA月會」。
陳佳宜指出，資料歸檔最大的意義，是只要累積一兩年的資料，就可以觀察出工作的規律，做出分類：公司每年重要的例行大事、主管個人固定行程，和其他預期外的專案。據此，自己就會明確知道每年固定什麼時間點，會有哪些工作需要籌畫與完成，避免丟三落四。
另外，由於完整收集每次工作後相關文件，兩三年下來，就可以依據內容與流程找出固定待辦事項，然後做成表單，用圖像記憶來輔助工作。蔡麗瓊說，目前許多工作，自己一面處理，一面會比對腦中的表單，將表單當作檢核表，保證該做的事情沒有遺漏。
「讓虛無的口頭要求，變成明確的文字與圖像，才有辦法進行資訊整理，也才能做到不忘，」蔡錦慧強調，事務愈複雜，就要用愈基本的方式處理，與其依賴大腦強記，還不如讓行程變成白紙黑字，自然就能減少遺忘的可能。
專業秘書們記零碎資訊3要訣
1 隨手寫下，事情絕不拖過3小時。
2 自問5W1H，確認所有細節齊備。
3 歸檔整理，將作業流程轉變成表格來記憶。
（整理‧撰文 / 謝明彧 編輯 / 張良姿，本文取材自《經理人月刊》2013年5月號）
